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27 de noviembre de 2018 | Por Daniel Schmidt

Un software de empresa realmente valioso ofrece exactamente lo que promete, trabajando a través de toda la empresa para resolver numerosos problemas y, a menudo, completamente diferentes. Cuando el director de finanzas y contabilidad se queja del proceso manual que tiene que seguir su departamento para buscar facturas desde portales y correos electrónicos, e introducirlas luego en SAP, puede que no se dé cuenta de que el mismo software puede satisfacer la necesidad de supervisar proactivamente los precios de la competencia e igualarlos o reducirlos en consecuencia... o el deseo del director de TI de automatizar la instalación y configuración del usuario.

¿La solución a estos y otros cientos de problemas en toda su organización? La automatización robotizada de procesos (RPA, por sus siglas en inglés), una tecnología que utiliza robots de software para automatizar tareas y procesos manuales repetitivos, y así mejorar el trabajo de sus empleados gracias a la interacción con sitios web, aplicaciones de negocio y escritorio, bases de datos y personas para llevar a cabo labores repetitivas y, a menudo, rutinarias.

Considerando que las oportunidades de automatización están en todas partes, ¿cómo priorizarlas? Piense en volúmenes altos, valor alto y riesgos altos.

  • El procesamiento de volúmenes altos muy repetitivos es un objetivo sencillo para la automatización, ya que absorbe mucho tiempo que podría dedicarse a trabajos que requieran un mayor grado de empatía y pensamiento humano. Quedar atrapado en estos procesos puede desembocar en última instancia en dañar la capacidad de su organización para crecer y escalar su tamaño.
  • Los procesos con alto valor son muy importantes para su organización, como procesos «monetarios», es decir, presupuestos de ventas o aquellos que generan una mejor experiencia para el cliente y reducen el índice de abandono.
  • Los procesos con alto riesgo pueden meter a su compañía en problemas a causa de errores o retrasos. Quizás un error al copiar y pegar desemboca en un costoso incumplimiento de la normativa o el retraso en un proceso provoca que constantemente se incumplan los plazos.

Un reciente informe sectorial de AIIM sobre la digitalización de los principales procesos de negocio afirma que tecnologías como la automatización robotizada de procesos y la captura inteligente generan oportunidades no solo para mejorar procesos sino para rediseñarlos de arriba abajo

A continuación encontrará diez procesos que puede automatizar en todos los departamentos gracias a la RPA:

  1. Alta de distribuidores, clientes y empleados
    Aunque estos procesos abarcan finanzas y contabilidad, ventas y cuentas nuevas, y recursos humanos (con una pequeña dosis de TI), los tres son propensos a la automatización ya que todos incluyen montañas de papeleo, supervisión, y largas comunicaciones de ida y vuelta entre su compañía y la otra parte. Gracias a la RPA, puede diseñar un proceso de alta totalmente automatizado que incluya incluso comunicaciones automáticas sobre el estado del proceso, así como una integración completa de la información con sus sistemas internos.

  2. Mantenimiento de distribuidores, clientes y empleados
    De forma similar, estas partes necesitan estar al día, tanto si se trata de un empleado que ha enviado un formulario de cambio de dirección como de un distribuidor o un cliente que necesita volver a firmar un contrato anual. RPA es estupenda para automatizar procesos que fueron lanzados por otro evento (un aniversario anual), una fecha (todos los contratos con partners deben presentarse el 1 de agosto) o un proceso o tarea (el empleado presentó el cambio de dirección). RPA garantiza que los datos se actualizan correctamente en tiempo real en todos los sistemas.

  3. Agregación de informes
    Este proceso consume mucho tiempo, en especial para finanzas y contabilidad, sobre todo a final de mes, de trimestre o de año, cuando todas las personas disponibles están recopilando información frenéticamente. RPA puede automatizar la recopilación y agregación de datos en mucho menos tiempo, liberando ancho de banda y cerebros para analizar esta información en busca de datos clave.

  4. Procesamiento de nóminas
    Los cambios en la normativa fiscal, los requisitos de los informes y simplemente trabajar con sistemas que no se entienden entre ellos, pueden absorber días cada mes dedicados al procesamiento de nóminas. La capacidad de RPA para recopilar y conectar datos entre múltiples sistemas como seguimiento de tiempo, gestión de empleados y recursos humanos, cuentas a pagar y libro mayor (por no mencionar el suministro de informes contables para impuestos y varios departamentos) la convierten en imprescindible para automatizar este proceso.

  5. Diligencia debida con el cliente
    Cuando antes hablábamos sobre el alta de clientes, no mencionamos un problema evidente en muchos procesos de alta de clientes: Resulta caro y complicado mantenerse al día y cumplir normativas como la diligencia debida de clientes, los procesos Conozca a su cliente (Know Your Customer) y las normas contra el lavado de dinero. RPA adquiere, optimiza y suministra automáticamente los datos precisos que necesita para cumplir la normativa desde cualquier fuente interna o externa, y puede comprobar muchas más fuentes de datos en un periodo más corto de tiempo para proporcionarle una evaluación más exhaustiva.

  6. Precios competitivos y supervisión
    Según una encuesta de Retail Dive, casi el 60 % de los compradores busca información y precios de productos a través de sus teléfonos móviles en las tiendas. Acceden en línea a comparativas entre sitios de compra. Y minoristas externos en plataformas como Amazon.com usan a menudo un software para modificar los precios que automatiza el trabajo de mantenerse a la par que la competencia, que suele absorber mucho tiempo. Con este tipo de poder en las manos de los clientes y competidores, es crucial para su organización que sepa lo que está tramando la competencia. RPA puede supervisar y alertar o modificar el precio proactivamente en función de sus especificaciones en tiempo real, de forma que no tenga que confiar más en informes anticuados que tardan días o semanas en redactarse.

  7. Actualizaciones del CRM
    Los comerciales solo quieren vender, es en lo que son buenos y aquello por lo que les pagan. Dejarse los ojos introduciendo datos, por ejemplo actualizando un CRM, no es el sueño de nadie, pero esta información es crucial para su compañía si quiere tomar decisiones estratégicas inteligentes. Deje que el RPA se ocupe de esta tarea mediante actualizaciones automáticas que recopilan inteligencia sobre sus posibles clientes y la colocan en los campos adecuados del CRM.

  8. Procesamiento de pedidos
    El proceso de pedidos puede involucrar muchas tareas manuales que absorben mucho tiempo, como comprobar direcciones, introducir datos, imprimir la factura y la etiqueta de envío, y actualizar el inventario del almacén y volver a hacer un pedido si sus existencias son bajas. RPA puede automatizar y coordinar este proceso. Al ser un robot de software y no un robot físico, la única cosa que no podrá hacer por usted es coger y empaquetar cajas.

  9. Programación y seguimiento de envíos
    Programar, actualizar y notificar el estado de envío entre sistemas internos y portales es un trabajo bastante manual y el precio a pagar es a menudo la experiencia del cliente. RPA puede extraer solicitudes de envío desde correos electrónicos entrantes, introducir trabajos en sus sistemas de programación y proporcionar plazos de recogida en portales de clientes y transportistas.

  10. Instalación y configuración del usuario
    Hemos hablado antes sobre el proceso de alta de empleados desde el punto de vista de recursos humanos. En cuanto a TI, alguien tiene que añadir y configurar un nuevo usuario, de forma que el nuevo empleado pueda entrar en su ordenador, correo electrónico, red, etc. Deje que RPA automatice este proceso para que su personal pueda centrarse en trabajos pendientes con más valor. Descubra todavía más formas de automatizar su empresa gracias a la RPA.

100 oportunidades de automatización en toda la empresa

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