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30 de julio de 2018 | Por Art Sarno

Si sabe de dónde procede la frase «Mind the gap» («Cuidado con el hueco»), significa que conoce bien el metro de Londres, conocido en inglés como Underground o Tube. Algunas áreas del metro tienen espacios peligrosos entre el tren y el andén, un riesgo para la seguridad de los pasajeros que suben y bajan del vagón. Los conductores y los agentes de las estaciones solían avisar a los pasajeros en persona pero, en los años 60, se introdujo la frase pregrabada «¡Mind the gap!». La frase caló entre los viajeros y se usa en estaciones de metro de todo el mundo.

Aunque en nuestro caso no nos preocupan tanto los huecos en los trenes, sí que nos preocupan los vacíos en los procesos que hemos encontrado en la automatización de procesos documentales y en la automatización de procesos financieros.

Cuidado con sus vacíos en la automatización de procesos financieros

En un clásico escenario de transformación digital, —como es automatizar procesos financieros de principio a fin en ciclos desde la compra hasta el pago, del pedido hasta el cobro y del registro hasta el análisis— la mayoría de procesos (entre el 50 % y el 90 %) pueden automatizarse con soluciones de automatización de captura y workflow.

Sin embargo, seguimos encontrando vacíos en procesos automatizados donde existen actividades y tareas entre sistemas, como introducir y reintroducir información desde una aplicación a otra, iniciar sesión en portales de proveedores para recopilar información y actualizar manualmente datos financieros o aplicaciones ERP desde hojas de cálculo Excel.

Tras evaluar procesos financieros de principio a fin, a pesar del nivel de automatización de los procesos de negocio que haya alcanzado, es posible que identifique vacíos en los procesos donde deba considerar una iniciativa "cuidado con el vacío" para detectarlos.

Considere cubrir esos vacíos con la automatización robotizada de procesos (RPA, por sus siglas en inglés), una plantilla de trabajadores digital e inteligente que puede automatizar tareas manuales repetitivas como copiar y pegar, recopilar y consolidar datos, y entrar datos desde una aplicación a otra. A continuación encontrará los vacíos donde hemos encontrado las oportunidades con más valor para automatizar con robótica.

Doce formas innovadoras de eliminar sus vacíos con RPA

Vacíos en la automatización desde la compra hasta el pago

Alta de proveedores: Muchas compañías tienen portales de facturación que optimizan la facturación electrónica pero el alta de nuevos proveedores sigue siendo un proceso manual. Lance un robot que apruebe nuevos proveedores con un informe completo sobre notas de crédito, datos fiscales, etc.

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Consultas al portal: Las organizaciones a menudo trabajan con proveedores a través de portales que no tienen una integración bien definida. En lugar de dedicar un miembro del personal a iniciar y cerrar sesión, y copiar y pegar datos, utilice un robot para conectar con todos sus portales y recopilar o publicar información automáticamente, sea en momentos predefinidos o como parte de un workflow definido.

Comparaciones de precios: Si trabaja con varios proveedores para suministrar un producto específico con precios fluctuantes, rastree los cambios y los mejores precios automáticamente con un robot. Los robots pueden incluso rastrear el código web para extraer el catálogo de precios.

Inteligencia de mercado: Supervisar las credenciales de los proveedores de forma periódica para garantizar que satisfacen el umbral fijado por su compañía es una tarea con un elevado componente manual que suele dejarse para otro día. Encargue este trabajo a un robot, que suministrará un informe completo a tiempo cada vez.

Condiciones del contrato: En el caso de algunas facturas, los datos del contrato con el distribuidor deben validarse para garantizar que respetan las condiciones del contrato. Algunas organizaciones ya han automatizado esta función pero, en caso de que no lo haya hecho, deje que un robot cubra ese vacío.

Vacíos en la automatización desde la elaboración del presupuesto hasta el cobro

Comparaciones de precios de proveedores: Al preparar el presupuesto de un cliente, comparar los precios de sus proveedores suele ser un proceso manual sometido a estrictos plazos de tiempo. Deje que un robot recopile estos datos y los envíe en tiempo récord.

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Procesamiento de excepciones de pedidos: Los pedidos de venta a menudo contienen estipulaciones como conservar el precio durante unos días determinados. Un robot puede realizar una comprobación de precio automáticamente y verificar el precio actual respecto al pedido de venta.

Conciliación de envíos: Los albaranes de entrega se cotejan con los pedidos de compra para validar los pedidos respecto a los envíos. Un robot puede comprobar y aprobar todos los pedidos que coincidan y notificar a un humano solo cuando se produzca una excepción.

Alta de clientes y mantenimiento de datos maestros: Tal y como sucede con los proveedores en el ciclo desde la compra hasta el pago, los nuevos clientes deben ser aprobados y dados de alta, y sus datos deben validarse y actualizarse periódicamente.

Vacíos en la automatización desde el registro hasta el análisis

Apoyo al cierre financiero: El proceso de cierre financiero y análisis engloba todas las tareas y procesos (desde el cierre del libro auxiliar hasta crear y suministrar archivos financieros a los organismos regulatorios), lo cual involucra muchos sistemas, departamentos y particulares. El proceso requiere publicar datos desde fuentes como Excel hasta estos libros auxiliares, un proceso tedioso que RPA puede aliviar.

Observe cómo los robots de software automatizan los procesos de copiar, pegar y validar datos entre una hoja de cálculo Excel y SAP en esta demostración de tres minutos:

Extracción de datos para el cierre contable: A lo largo de toda la empresa, departamentos y divisiones registran transacciones en libros diarios, que deben consolidarse y conciliarse. Un robot puede recopilar y consolidar transacciones y conciliarlas en su ERP.

Gestión de datos: Agregar y analizar los resultados financieros y operativos es una función crítica para la empresa pero recopilar, procesar y enviar esa información de forma oportuna a menudo parece un sprint. Un robot asumirá este trabajo y no solo aliviará la carga apremiante de trabajo para los empleados de recopilar datos sino que también beneficiará a los directivos que necesitan información para conocer mejor lo que está sucediendo en la empresa.

¿Qué procesos financieros puede automatizar la RPA para usted?

Descargar: Complete el rompecabezas de la productividad en finanzas: Una guía para la automatización de procesos robotizados

Nota del editor: Este artículo fue publicado originalmente en noviembre de 2017 y ha sido actualizado para añadir los datos más recientes, asegurar su exactitud y agregar algunos datos más.

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