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Por Ryan Bazler, director de marketing de producto de Kofax

Lo más probable es que ya haya oído hablar de la captura de información, es decir, capturar información desde documentos electrónicos y en papel, así como fuentes de datos electrónicos como sitios web, bases de datos y aplicaciones de escritorio. Las organizaciones han automatizado la recepción, entrada, procesamiento y envío de innumerables tipos de documentos, desde facturas, formularios de reclamación y solicitudes de hipotecas hasta correos electrónicos, documentos que llegan a la recepción, documentos de alta y demás.

En el proceso, estas organizaciones han constatado las ventajas de hacerlo: han reducido los costes y el tiempo de los procesos basados en información, lo que contribuye a reducir errores y garantizar el cumplimiento de la normativa. Estas ventajas también han contribuido mucho a mejorar los niveles de comunicación con el cliente, un objetivo que nunca había sido tan importante como hoy en día.

Sin embargo, puede que no se haya dado cuenta de hasta qué grado la captura de información ha cambiado en los últimos cinco años, alcanzando nuevos e innovadores casos de uso que los diferentes avances tecnológicos han hecho posibles. De hecho, IDC valora actualmente el mercado de la captura de información en 1000 millones de dólares, un crecimiento anual del 6 %. Puede que también se esté preguntando sobre el runrún generado por la apertura de nuevas fronteras para la captura de información gracias a la nube y a la inteligencia artificial.

Esta serie de blogs, formada por seis entradas, analizará de dónde viene la industria de la captura, examinará cómo resuelve los problemas de procesamiento de datos y documentos de las compañías en la actualidad, y revelará hacia dónde se dirige la tecnología de captura en el futuro.

Exploraremos cinco áreas de la evolución de la captura de información:

  • Años 90 – La captura por lotes
    • Digitalización centralizada de grandes volúmenes de documentos para compartir y archivar
  • Años 2000 – Captura multicanal, captura distribuida y captura de documentos que llegan a la recepción
    • Digitalización, clasificación y extracción de documentos desde cualquier fuente (correo electrónico, web, dispositivos multifunción, escáner, fax, carpeta, etc.)
    • Captura de volúmenes reducidos de documentos en las sucursales y oficinas remotas
    • Captura de documentos que se reciben en recepción, subcontratación de procesos de negocio (BPO, por sus siglas en inglés) y centros de servicios compartidos
    • Aprendizaje mecánico de documentos para una formación del sistema inicial y continuada
  • Años 2010 – Captura móvil y captura de datos electrónicos
    • Digitalización, clasificación y extracción de documentos desde dispositivos móviles para una comunicación con el cliente inmediata y efectiva
    • Captura de datos desde fuentes de datos electrónicos como sitios web, bases de datos y sistemas ERP, y aplicaciones de escritorio, usando la automatización de procesos robotizados (RPA, por sus siglas en inglés)
  • Años 2010 – Transformación digital
    • Captura de documentos en el contexto de un proceso de negocio de cara al cliente más amplio que también está digitalizado
    • Tecnologías de automatización más allá de la captura, incluyendo la gestión de procesos y casos, RPA, firmas electrónicas y gestión de comunicaciones con el cliente
  • En la actualidad y más allá de 2020 – Captura como servicio y captura basada en la inteligencia artificial
    • Digitalización, clasificación y extracción preconfiguradas en la nube, específicas para cada tipo de documento, disponibles como servicio
    • Simulación de la comprensión humana del contenido de documentos, correos electrónicos y redes sociales mediante tecnologías basadas en la inteligencia artificial (AI, por sus siglas en inglés) para automatizar procesos y asistir a los humanos en la toma de decisiones

Aunque la tecnología ha evolucionado con el tiempo, estos cinco casos de uso de la captura siguen suministrando valor de negocio hoy en día.

Capture su contenido y capture control

Lo crea o no, muchas compañías siguen invirtiendo tiempo en procesos manuales basados en el papel. Quizás usted es uno de ellos. Quizás tiene que lidiar con procesos de cara al cliente cargados de papel, pasos manuales o repetitivos y múltiples canales de comunicación diferentes. Estos desafíos han reducido la visibilidad de la información y la agilidad de la empresa en su organización, aumentado sus costes operativos, y ralentizado la capacidad de respuesta ante los clientes y los plazos de resolución. Todo esto perjudica a los índices de satisfacción de los clientes y a los resultados finales. Quizás dedica mucho tiempo a cumplir las normativas públicas y sectoriales a causa de la falta de control y visibilidad sobre cada etapa de sus procesos de cara al cliente. Sea cual sea el problema, la captura de información puede ayudarle a recuperar el control sobre su contenido.

La captura de información es perfecta para compañías que tienen que lidiar con procesos de cara al cliente, lentos, manuales, caros o proclives a los errores. Implementada correctamente, la captura de información puede automatizar en gran medida la recepción, entrada, procesamiento y envío de documentos y datos electrónicos desde prácticamente cualquier fuente, en cualquier formato y hacia cualquier destino.

¡Acompáñeme en esta serie de entradas en el blog durante los próximos seis meses para seguir aprendiendo sobre la captura de información y los beneficios que puede ofrecerle a usted y su organización! Le invito a comenzar por descargar hoy mismo el libro blanco «Transforming Customer Engagement with Capture» («Transformar la comunicación con el cliente gracias a la captura»).

April 17, 2018