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Por Ryan Bazler, director de marketing de producto de Kofax

En la última entrada, presenté una visión general de las cinco formas en que la captura de información revolucionará el procesamiento de sus datos y documentos. Echemos ahora un vistazo más pormenorizado a la primera forma: la automatización mediante la captura centralizada de grandes volúmenes, también conocida como captura por lotes.

¿Cuándo una organización se da cuenta de que necesita captura de información?

A menudo, tras lidiar con errores y retrasos en el procesamiento, operaciones caras y difíciles de escalar, e incumplimientos de la normativa provocados por procesos manuales basados en el papel, llega ese momento: ¡Debe haber una forma mejor de hacer esto! Y la hay.

El software de captura de información puede utilizarse para automatizar procesos basados en documentos con el objetivo de reducir errores y retrasos, optimizar las operaciones y garantizar el cumplimiento de las normas públicas y sectoriales. El primer paso que dan muchas compañías en su trayecto hacia la captura de información es librarse del papel. Estas compañías instalan de forma centralizada escáneres para volúmenes medios y altos con el propósito de digitalizar lotes de papel. Estos escáneres suelen usar controladores ISIS y programas externos de software como Kofax Capture y Kofax TotalAgility para recibir, procesar y enviar el documento digitalizado hacia el sistema, departamento o persona subsiguiente.

Dentro del software externo, el documento se separa automáticamente del siguiente documento del lote usando hojas separadoras con códigos de barras insertados y, a continuación, se digitaliza, limpia y comprime. Los motores de reconocimiento óptico de caracteres (OCR, por sus siglas en inglés) extraen datos de indexación usados por los sistemas ECM subsiguientes. En futuras entradas del blog, examinaremos otras de las funciones avanzadas del software de captura de información más allá de la digitalización y la indexación.

Menos papel y más productividad en el procesamiento

Las compañías suelen usar un enfoque centralizado de «captura por lotes» a fin de archivar y compartir, también conocido como «digitalizar para archivar». El objetivo es eliminar el papel del proceso y dar acceso a los empleados al formulario digital de ese documento lo más rápido posible. Esta mejora en la visibilidad de la información tiene un impacto directo positivo sobre la productividad y la eficiencia de las operaciones de procesamiento de documentos de una compañía.

A menudo existen montañas de documentos que entran en una organización y deben ser procesados. Algunas organizaciones pueden dar el primer paso en su viaje hacia la captura mediante la captura de estos documentos recibidos por un departamento concreto que lidia con los procesos basados en papel y, a continuación, extender la iniciativa a múltiples departamentos o ubicaciones. Una organización también puede intentar digitalizar y compartir todos ellos usando un departamento de correspondencia digital, un asunto que abordaremos en una entrada posterior.

¿Quiere saber dónde comenzar con la captura de información? El departamento de cuentas a pagar. Este departamento puede recibir desde miles hasta millones de facturas al año, cada una de las cuales es recibida, leída detenidamente, copiada, codificada, aprobada y archivada manualmente. Sin captura de información, procesar una factura podría costar hasta 30 dólares, por ejemplo, y podría requerir semanas, lo que desemboca en penalizaciones por retrasos en el pago y la pérdida de descuentos por pronto pago. La captura de información puede ayudar a las compañías a procesar facturas mucho más rápido y de forma mucho más económica, y proporciona un ROI claro y cuantificable que, en la mayoría de casos, se alcanza entre seis y dieciocho meses. El procesamiento de facturas ha sido, de largo, el caso de uso de la captura de información más popular y probado durante las últimas décadas, y está considerado como una práctica recomendable en cuentas a pagar por muchos analistas financieros, incluyendo el Institute of Finance and Management.

Por supuesto, las ventajas de la captura de información van más allá de la simple digitalización del documento para mejorar la visibilidad interna. Gracias a la captura de información, por ejemplo, la capacidad para extraer automáticamente datos clave de las facturas y enviarlos hacia el sistema ERP, normalmente sin intervención humana, es donde radican los auténticos ahorros de tiempo y dinero. Examinaremos en mayor profundidad estas funciones avanzadas de captura, así como la captura multicanal, la captura distribuida y la captura en el departamento de correspondencia en nuestras próximas entradas en el blog. ¡No se lo pierda!

Para saber más sobre la forma de aprovechar las eficiencias de la captura por lotes, última entrada hoy mismo.

April 12, 2018